Что такое KPI и как его использовать

Объяснение общих принципов KPI. Сильные и слабые стороны системы ключевых показателей, что думают по этому поводу сотрудники компаний, где было внедрено KPI.

Внедрение системы ключевых показателей эффективности (KPI от английского Key Performance Indicators) сопряжено с определенными рисками. Давайте рассмотрим преимущество такой системы, ее основополагающие принципы, а также возможные отрицательные эффекты.

Общая цель для всех сотрудников

Воспользовавшись системой показателей KPI, работодатель получает возможность объективно оценить деятельность каждого своего сотрудника. Данная система во многом напоминает плановый подход, за исключением привязки показателей. Она приводится к общему KPI организации (к прибыли, рентабельности и т.д.). Основная задача такой системы – не допустить противоречий в действиях сотрудников разных служб и подразделений. Каждый специалист должен вносить свой вклад в достижение общей цели и получать определенные бонусы за выполнение поставленных задач.

Благодаря KPI, сотрудник четко представляет, что необходимо сделать для повышения своей эффективности. То есть, важен как объем проделанной работы, так и ее результативность для организации.

Общий KPI компании делится между подразделениями и далее на персональный для каждого сотрудника. Не следует увлекаться большим числом основных показателей, достаточно выделить три-пять, с оценкой которых не возникнет сложностей. В качестве примера приведем показатели для менеджера по продажам:

  • «количество сделок не меньшее …»;
  • «привлечение новых клиентов не менее …»;
  • «средняя сумма по контрактам не должна опускать ниже …»;
  • «знание английского языка на уровне …».

Как измерить результат

Большие зарубежные компании давно используют систему KPI, в которой все подробно расписано и максимально детализировано. Такой подход позволяет специалистам четко понимать, за что начисляются премиальные и в каком количестве. Каждый сотрудник имеет представление обо всех требованиях работодателя, поскольку они задокументированы. Эта информация положительно отражается на трудовом процессе. Перед специалистами поставлены сформулированные персональные задания и указаны сроки их исполнения. В свою очередь, руководство имеет возможность контролировать сотрудников с помощью системы оценки деятельности.

Многие организации практикуют производить оценку работы сотрудников как каждый месяц, так и по результатам года. Это дает возможность руководству выделить перспективных работников для кадрового резерва, а также с целью их поощрения.

Иностранным компаниям значительно проще — разработку целей для сотрудников, как правило, всегда берет на себя главный офис. Что касается отечественных работодателей, то в сходной ситуации они выбирают различные способы. Собственно, варианта всего два: пригласить консультантов, специализирующихся на этом вопросе или справится с задачей своими силами. К сожалению, есть немало случаев, когда незнание специфики работы того или иного специалиста не позволяет эффективно оценить его деятельность. От таких ошибок не застрахован ни первый, ни второй вариант.

В результате непродуманного внедрения системы KPI может возникнуть ситуация, при которой поставленные критерии окажутся невыполнимыми для сотрудников. Также велика вероятность и обратного действия, при которой специалист может найти возможность на вполне законных основаниях не сильно усердствовать.

В качестве примера можно привести впечатления IT-директора одного промышленного холдинга о внедрении в их компании KPI системы. По его словам, в подчиненном отделе системных администраторов ранее все проблемы пользователей решались в течение первого звонка.

В настоящее время сисадмины требуют от пользователей сформировать заявку, где следует указать суть проблемы, после чего она будет поставлена в очередь на исполнение. В результате, затягивается решение проблемы, с которой можно было бы справиться в течение нескольких минут. Но, в таком случае работа сисадмина не будет зафиксирована и, соответственно, не войдет в KPI. Это наглядный пример, как мотивация может отрицательно отразиться на эффективности работы.

Бонусы

Система KPI отлично подходит для сотрудников, чья деятельность напрямую связана с финансово-экономическими показателями компании. Если взять для примера торговое предприятие, то в нем это менеджеры по продажам, соответственно, в рекрутинговой компании таким специалистом будет консультант, занимающийся подбором персонала.

В компании, где Елена работает менеджером по коммуникативным вопросам, процент роста заработной платы напрямую зависит от оценки результатов по системе KPI. В расчет принимаются две переменные, зависящие как от решения индивидуальных задач, так и общих показателей организации. По ее мнению это существенно стимулирует сотрудника на качественное выполнение функциональных обязанностей.

В компании Елены размер бонуса составляет от 20-100% от оклада сотрудника. Формула, по которой производятся дополнительные начисления, учитывает показатели KPI, коэффициент выполнения, а также значимость каждого из них.

В тех случаях, когда критерий оценки составлен некорректно, результативность от внедрения KPI будет минимальной. Например, при большом количестве критериев влияние каждого отдельного из них на общий размер бонуса незначительное. Как вспоминает Алина, работающая экономистом, первоначально у них KPI включал в себя около двадцати показателей, примерно через год их число уменьшили до четырех. В результате вес каждого из критериев вырос с 5% до 25% бонуса, что стало более серьезной мотивацией.

Перечень недостатков

Основной недостаток системы связывают с тем, что при уменьшении общего показателя всего подразделения финансовые потери несет каждый из его сотрудников, поскольку ключевой критерий напрямую влияет на персональный. Сотрудник, регулярно не выполняющий плановые нормы, понижается в должности. В связи с этим система KPI требует постоянной поддержки формы, кто не сможет придерживаться ритма работы, вынужден покинуть ее самостоятельно.

К числу недостатков системы также необходимо отнести невозможность влияния на общий показатель сотрудников, чья деятельность не связана со стратегией развития компании. Например, экономист или секретарь в торговой организации не могут повысить рентабельность компании за счет более качественного выполнения своих обязанностей.

Не редки случаи перекосов в системе мотивации, когда нет поощрения за хорошо выполненную работу, но имеют место быть штрафы за недостаточный результат. Также бывают ситуации, когда после внедрения системы KPI не осуществляются привязки работников к мотивационной программе.

Следует учитывать, что есть ряд специалистов (программисты, бухгалтеры, инженеры и т.д.), для оценки работы которых проблематично создать справедливую шкалу показателей. В таких случаях значительно результативней составить должностную инструкцию.

Нужно также принять во внимание время, необходимое для расчета KPI. Роман, работающий начальником департамента логистики компании-перевозчика, не доволен введением системы KPI, поскольку расчет показателей занимает дополнительные рабочие часы, которые ему не оплачиваются.

Как показывает практика, внедрение системы KPI вызывает недовольство сотрудников. Оно может выражаться как в тихом саботировании новшества, так и в его открытом неприятии. Безусловно, быстро адаптироваться под новый порядок и условия оплаты непросто, что вынуждает некоторых работников покидать компанию.

Виталий, работающий региональным менеджером одной крупной кондитерской компании, рассказал, как после внедрения системы KPI изменилась концепция продаж. Для компании выгодней продавать не дешевые, а дорогие конфеты, соответственно Виталию пришлось фактически менять схему работы и переучивать подчиненных. С его слов, новому сотруднику значительно проще приспособиться к изменениям, ему достаточно объяснить систему начисления бонусов и принцип работы KPI, после этого проблем, как правило, не возникает.

Положительные и отрицательные стороны системы

К плюсам KPI следует отнести:

  • мотивацию работников, поскольку от выполнения персонального KPI полностью зависит материальное вознаграждение;
  • сотрудники осмысливают свой вклад в развитие компании.

Отрицательные стороны:

  • большое количество критериев оценки, минимизирует влияние каждого из них на общий размер бонуса;
  • преобладание значимости одного из критериев могут привести к перекосам в работе;
  • недостижимое персональное KPI приведет к обратному эффекту, то есть сотрудник будет демотивирован.

Подведем итог: Благодаря KPI работник понимает принцип формирования бонус и видит перед собой четко поставленную задачу. Для перехода на новую систему потребуется приложить много усилий, в процессе вполне возможна потеря перспективных сотрудников.

г. Москва, ул. Лесная 43
+7 (495) 730-75-48
Я согласен на обработку персональных данных